Automatisering af Excel
Få frigivet tid og ressourcer ved at automatisere de trivielle opgaver i jeres Microsoft Excel regneark.
Få det meste ud af Excel med automatisering
Excel er et af de mest almindeligt brugte kontorprogrammer, og mange virksomheder og organisationer bruger det til at holde styr på deres data. Mange tager dog ikke skridtet videre, og har enten ikke viden om, eller kan ikke selv eksekvere på det, men faktisk kan Excel automatiseres ved hjælp af forskellige teknikker og værktøjer, hvilket gør det muligt at spare tid og reducere menneskelige fejl. Fremgangsmåden er den samme for Excel online og offline, som begge er en del af Office 365.
Kom let i gang med makroer i Excel regnearket
En makro i Excel online eller offline, er et sæt af kommandoer, der kan udføres med et enkelt klik. Dette gør det muligt at automatisere mange gentagende processer og opgaver, som ellers skal udføres manuelt. Makroer kan bruges til at oprette og rulle regneark, navigere og skifte mellem faner, indsætte og slette rækker og kolonner, og meget mere.
Der er to måder, man kan bruge makroer til at automatisere Excel-opgaver på. Den første er ved at oprette og registrere makroer manuelt, hvilket giver dig mulighed for at konfigurere kommandoer til at udføre opgaver, som du ville gøre manuelt. Den anden mulighed er at bruge et værktøj som Excel Automation, som automatisk konfigurerer makroer baseret på de regneark og data, du bruger.
Dette kan tage en et stykke ad vejen, men vil man gøre det smartere og nemmere, så bør man se ind i alternativet.
Den intelligente tilgang
RPA, eller Robotic Process Automation, gør det muligt at automatisere komplekse opgaver og processer, som ellers skulle udføres manuelt. Det kan f.eks. være at oprette regneark, indsætte data, udføre beregninger, kopiere og indsætte kanter, konvertere dataformater og meget mere.
En kontorrobot er et RPA-værktøj, som kan konfigureres til at udføre forskellige arbejdsopgaver, der involverer Microsoft Office-programmer som Excel. Med RPA kan man automatisere monotone processer, der skal køres gentagne gange. For eksempel, hvis du har et regneark, der skal opdateres regelmæssigt, kan du bruge RPA til at automatisere dette arbejde, så du ikke behøver at gøre det manuelt hver gang. Ofte kan en kontorrobot endda sættes op uden at man skal kende til programmering.
Med RPA, f.eks. via Power Automate, har du også mulighed for kontinuerlig overvågning og fejlfinding, så du kan være sikker på, at processen altid kører uden besvær. Det gør det nemmere at holde jeres data ajour og sikre, at de altid er aktuelle, f.eks. på tværs af andre Microsoft Office applikationer.
Tre væsentlige fordele ved automatisering af Excel
- Tidsbesparelse: Tiden det tager at udføre gentagne arbejdsopgaver og processer, som ellers skulle udføres manuelt, bliver reduceret.
- Mindre risiko for fejl: Ved at automatisere Excel-processer reducerer man risikoen for menneskelige fejl.
- Skalerbart: RPA-værktøjer gør det muligt at skalere processerne, så de tilpasses specifikke krav. Det gør det nemmere at vedligeholde og justere processerne, så de altid er effektive og tidsbesparende.
Brugen af Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate er et af de bedste værktøjer, der kan bruges til automatisering af Excel. Med Microsoft Power Automate er det muligt at oprette et cloud flow, som kan automatisere gentagne arbejdsopgaver, såsom at opdatere regneark regelmæssigt eller arkivere filer. Det gør det nemt at spare tid og energi, da du ikke længere behøver at gøre det manuelt.
Sådan kommer du godt i gang
Start i det små. Nogle gange betaler det sig at tage små skridt. Start evt. med nogle del-opgaver i Excel, som er en del af en større proces, der skaber værdi for din organisation. Når din løsning er sat i drift og er blevet fejlfri, er det et godt signal om hvad det betyder for enhver medarbejder og jeres virksomhed.
Hvilken RPA-løsning er den rigtige? Der er forskellige løsninger, der kan hjælpe de fleste der bruger Excel. Disse omfatter bl.a. UiPath, BluePrism, Tatesoft, Smart RPA og Power Automate fra Microsoft. Hvis jeres virksomhed allerede bruger Microsoft 365 (som Excel er en del af), er det fordelagtigt at vælge Power Automate.
Hvordan kommer du i gang? RPA Danmark har udviklet en række standarder, der kan hjælpe dig med hurtigt og sikkert at implementere din første robot, der kan optimere jeres brug af Excel.
Det kan automatisering f.eks. bruges til
- Automatiseret generering af rapporter og regneark.Automatisk opdatering af regneark med data fra eksterne kilder.
- Automatisk import og eksport af filer til andre databaser.
- Automatisk datavalidering og kontrol af dataens kvalitet.
- Automatisk opdatering af celler baseret på ændringer i andre celler.
- Automatisk oprettelse af diagrammer baseret på data.
Har du lyst til at se flere eksempler, så gå til siden RPA eksempler.
RPA Danmark teamet arbejder på at forenkle din hverdag ved at automatisere arbejdsprocesser og optimere dem.
