RPA Processer
Nedenstående har vi listet en række RPA processer som RPA Danmark supporterer hos danske kommuner.
Power Automate RPA processer
På denne side opdaterer vi løbende de processer, som RPA Danmark supporterer hos danske kommuner. De fleste af processerne har vi
udviklet sammen med vores kunder. Du kan bruge filterfunktionen som søgefunktion.
Se en oversigt over de kommuner, vi allerede arbejder sammen med via dette link til oversigt.
Læs også om de ydelser vi tilbyder til kommunerne.
Ønsker du at få tilsendt yderligere informationer eller en procesbeskrivelse, kan du kontakte os via nedenstående kontaktformular.
| Proces navn | Søgeord | Funktionsområde | Beskrivelse |
|---|---|---|---|
| Automatisering af sygedagpengerefusion | SD Løn, Adobe PDF | HR & Løn | Ugentlig modtages flere PDF filer med en oversigt over hver der kan søges sygedagpengerefusion på. Alle medarbejdere er listet i Excel og der laves et opslag for at finde lønnummer og lønart. Data tastes i SD løn |
| Automatisering Barselsrefusion | SD Løn, Adobe PDF | HR & Løn | Udbetaling af barselsdagpenge. |
| Betaling af kropsbårne hjælpemidler/Fakturering af kropsbårnehjælpemidler | Nova, Outlook, Prisme | Kommunikation & hjælpemidler | Prisme: Robotten gennemløber fakturaer i Prisme og kontrollerer, om der findes en sag af en bestemt type / bestemte typer i KMD Nova. Nova: Her tjekkes om borgeren har ret til at få betalt pågældende udstyr. Hvis borgeren har retten til at få betalt udstyret, attesteres fakturaen. Hvis ikke, så skal fakturaen behandles manuelt. |
| Betaling af lægeregninger | KMD Opus / Prisme, NFS, Acadre Webklient | Jobcenter Staben Arbejdsmarkedsafdelingen | Prisme/KMD Opus: Robotten tilgår fakturapuljen lægeregninger. Robotten udtrækker data fra de åbne fakturer. Posteringstekst, fakturaafsender, LÆ-nummer og borgerens CPR nummer udsøges. Går ind i NFS og henter og henter fundne sager. Tjekkes om lægebesøget har fundet sted. Hvis ikke bliver sagen behandlet manuelt Tjekker faktura afsender op imod godkendte betalingsmodtagere. Prisme: Robotten betaler hvis alle krav er opfyldt. |
| Betaling af Tandlægeregninger | KMD Opus, TK2, Acadre Webklient | Tandplejen | Logger på KMD Opus og gennemløber fakturaer: Tjekker om der er tale om en tandlægeregning Tjekker om den givne tandlæge er dækket Tjekker om fakturabeløb er under kr. 2.000 Tjekker patienten i TK2 Er patienten aktiv Er patienten tilknyttet samme tandlæge som på fakturaen Er ovenstående OK, godkendes fakturaen i KMD Opus. Er ovenstående ikke OK, skal fakturaen behandles manuelt. Alle tandlægeregninger logges om de er godkendt eller skal behandles manuelt. Log gemmes herefter i Acadre. |
| Betaling af tolkeregninger | Prisme, Outlook, Fasit | Jobcenter Staben | Prisme: Robotten tilgår oversigten af regninger. Outlook: Her tjekkes om den pågælende rågiver har haft møde med bogeren på den gælende dato i det tidsrum regningen beskriver Prisme: Robotten bataler regning hvis alle krav er opfyldt ellers behandles posten manuelt Tolkeregninger, faktura |
| Booking af interne kørsler | Novus bookingsystem, Xflow, Outlook | Teknik & Miljø, Kørsel & Controlling | Der modtages mail fra XFlow blanket i Outlook kan tilpasses. Bookinger kan indeholde typisk op til 4 enkeltbookinger. CPR-nummer bruges til at finde borger i Novus app. Der tjekkes om turen findes og om borgeren har brug for hjælpemidler og ledsager. Når bookingen er foretaget, journaliseres e-mailen |
| Byggesagsstatistik | Udtræk af antal byggesager, SBSYS, BOM | Stab og Bæredygtighed | Udtrækker antal modtagede sager og byggesager. Herefter antal afgjorte sager og bygge sager, henholdsvis pr. seneste måned og januar. Til sidste dag i seneste hele måned. |
| Digital postafsendelse af pladsanvisning og tilskudsbreve | SAPA, Tabulex, OneTooX, Word, | Pladsanvisning & Tilskud | Tabulex institution: Robotten går igennem alle breve i printerkøen SAPA: Tjekker om forældren har myndighed over barnet OneTooX: Hvis forældren har myndighed sender robotten brevet gennem OneTooX Tabulex institution: Brevet fjernes fra printerkøen |
| Fakturering af kropsbårne hjælpemidler | Faktura, KMD Nova, Prisme, Excel | Fritid Sundhed & Omsorg, Kommunikation & hjælpemidler | Robotten gennemløber fakturaer i Prisme og kontrollerer, om der findes en sag af en bestemt type / bestemte typer i KMD Nova. Hvis en sådan sag findes, attesteres fakturaen. Hvis ikke, så skal fakturaen behandles manuelt. |
| Fakturering af mobilabonnementer | Prisme,Topdesk, | Digitalisering & It | ServiceDesk (Topdesk): Alle sager tjekkes Prisme: Robotten opretter fritekstfaktura baseret på simkorttype, pris og kvartal ServiceDesk (Topdesk): Sager bliver afsluttet og den ansatte modtager en mailbesvarelse |
| Flexlønstilskud i KY | Flexløn, KY, udbetaling, KMD Indkomst, SBSYS | Social- og arbejdsmarkedsforvaltning | Gælder borgere, der er berettigede til flekslønstilskud Borgeren får tilskud til den del af lønnen, der ligger ud over de effektive timer de har arbejdet. De sager, hvor timer og beløb er samfaldende i.f.t. sidste måned vil RPA-processen sørge for udbetaling af Fleksløntilskud via KY. Udbetalingen sker månedligt, når tal fra e-indkomst er klar. |
| Forsikringskontoret | Afsendelse digital post, lukning af sager | Forsikrings-/skadekontor | Behandling af krænkende handlinger. |
| Journalisering af kørekorts ansøgninger/Arkivering af kørekortsansøgninger | Nova, Adobe | Borgerservice | Nova: Robotten tilgår listen af sager KMD Sag: Her læser robottten de vedhæftede pdf filer og finder personens Cpr Nova: Hvis der er en sag arkiveres ansøgningen på sagen. Hvis der ikke er en sag oprettes en ny sag |
| Journalisering af ændrings og fratrædelsesmails fra Ekansat | Acadre,Outlook, | Lønservice | Outlook: Ansat sender en mail til robottens mail når der sker en ændring i ansættelse eller medarbejder bliver opsagt Acadre: Mail journaliseret i Acadre, baseret på type af ændring |
| Journalisering og fordeling af kropsbårne ansøgninger | Nova,Outlook, | Kommunikation & hjælpemidler | Outlook: Robotten tilgår den fældes postkasse og gennemgår alle mails Outlook: Robotten læser hvad sagen omhandler Nova: Robotten finder borgeren. Nova: Robotten tjekker om der er en sag med den pågældende boger. Hvis ikke oprettes der en sag Nova: Mailen tilknyttes borgeren og den tilhørende sagsbehandler tilkobles Outlook: Mailen flyttes til mappe med behandlede sager eller mappen til manuel behandling |
| Lukning af elevsager på skoler | Acadre, Excel, | Børn & Kultur, Sekretariat-Bk - Pladsanvisning & Tilskud | Acadre: For hver elev i det tilsendte excel ark lukkes en sag i Acadre. Excel: liste over elever hvor sager skal lukkes. |
| Mobil-telefoniadministration | Topdesk, TDC Hjemmeside | Digitalisering & It | Topdesk: Robotten tilgår listen af opgaver Mobil: Hvis opgaven omhandler opsigelse af abonnement, tjekker robotten om abonnementet må opsiges TDC hjemmeside: opdiger, ændre ejer eller opretter nyt abonnement. Baseret på information fra Topdesk Mobil: Ændringerne gemmes på mobildatabasen Topdesk: Opgaven afsluttes. Medarbejderen får besked på mail |
| Omsorgssamtaler på SOSU-elever | Omsorgssamtale. SOSU-elever, SD-løn, EduAdmin, Outlook, Netblanket, Sygefraværssamtaler | Uddannelse IT & Arbejdsmiljø | Kommune ønsker at automatisere afholdelse af fraværssamtaler med de studerende SOSU-elever. I dag håndteres processen meget manuelt og kræver en del administration. I SD-Løn er der opsat regler for hvornår en SOSU-Elev skal kaldes til samtale. Når en SOSU-elev rammer et vist antal point, bliver der automatisk udskrevet en e-mail/advisering om at der skal afholdes en fraværssamtale. Mailen bliver sendt til en forud defineret postkasse. Når mailen modtages, skal der den efterfølgende uge (tidspunktet er ikke klart defineret) automatisk bookes et møde hvor følgende deltager: SOSU-elev Elevens vejleder (findes i Elev Admin). Mødelokale på den lokation som vejlederen er tilknyttet. Når mødet er booket, sendes mødeindkaldelse til eleven og 2 dage før afholdelse af møde sendes SMS til SOSU-eleven. Eventuelle ændringer til mødetidspunktet håndteres manuelt. |
| Kontrol af straffeattester og børneattester | Journalisering, børneattester, straffeattester, Acadre, | Løn & Personale | Mails modtages i robot postkasse Der tjekkes om pdf-filen (Attesten) indeholder "er ikke registreret med afgørelser" Word åbnes og der vælges en frase/skabelon. Her tilføjes de nødvendige informationer som navn, dato og type af attest Dette journaliseres i Acadre. |
| Opfølgning på ujournaliseret post | Acadre,Outlook,Excel, | Digitalisering & It | Excel: Robotten henter en liste fra Acadre med alle u journaliserede dokumenter Excel: Robotten finder alle dokumenter som er fem dage eller ældre Excel: Robotten finder liste af ledere Outlook: Robotten sender en mail til alle ledere hvor afdelingen har for gamle dokumenter Acadre: I mail sendt via Outlook er der henvisning til dagens post i Acadre |
| Oprettelse af socialområdets borgere i Cura | Cura, Sensum, MedCom | Borger & Arbejdsmarked | Laver et udtræk dagligt af indskrevne og udskrevne borgere for 5 forskellige lokationer i Esbjerg kommune via systemet Sensum. Opretter eller nedlægger derefter en ydelse på disse borgere i Cura. Processen sikrer at der modtages MedCom-beskeder på indskrevne borgere. |
| Overførsel af ferieaktiviteter | Convensus, Xflow | Idræt Events og Fællesskaber Kultur | Kulturaktører og foreninger m.fl. tilmelder deres aktiviteter via en formular i XFlow. Der angives en række oplysninger. Herefter oprettes aktiviteter i Conventus. |
| Pension til timelønnede | KMD Opus, KMD Personale | Løn | Der kontrolleres om timelønsansatte medarbejdere har optjent ret til at få en pensionsordning. For at få en pensionsordning tilknyttet kræves det: - at man har opnået 12 måneders ansættelse med minimum 34,67 timers arbejde pr. måned (8 timer pr. uge) - eller 12 måneders månedslønsansættelse uden pensionsordning (eller en kombination af disse). - Der er flere forskellige øvrige udfald som kontrolleres og rapporteres |
| Sagsbehandling af ansøgning om kropsbårne hjælpemidler | Nova, Netblanket, | Kommunikation & hjælpemidler | |
| Tilføjelse af login og tjenestenummer SOSU elever EduAdm | EduAdm | ||
| Udstyrsadministration | Netblanket,Outlook,Excel, Topdesk, Database | Uddannelse IT & Arbejdsmiljø | Består af 3 dele: Del 1: ServiceDesk: Data fra opgaverne hentes Netblanket: Kvittering oprettes og sendes til bruger. Overskriver login til ny brugers. ServiceDesk: Afslutter opgaven eller sender den til manuel behandling. Del 2: Datbase: Robotten henter listen af alle brugere med nye numre. Excel: Robotten arkiverer alle bruger i Excel med formatet: [Login][Nye Nummer][Udstyrstype]. Outlook: Excel-arket sendes til verificering. Del 3: Outlook: Mail med Excel ark modtages. Excel: Typen af elever findes, arket behandles baseret på typen af elev. Outlook: Der sendes mail med informationen på hver enkel elev. |
| Udrejseundersøgelse | Udrejseundersøgelse, bopælsregistreringer i CPR, KMD Indkomst, GIS | Borgerservice, Borgerbetjening | Landets kommuner er pålagt løbende at kontrollere, hvorvidt udenlandske borgere har angivet en korrekt bopæl og stadig er tilknyttet en specifik kommune. Via KMD Indkomst laves der et opslag på om en borger har haft indkomst igennem de seneste 6 måneder. Hvis ja foretages der ikke noget. Hvis nej, sender der en meddelelse til en sagsbehandler der undersøger sagen nærmere. |
| Undersøttelse af godkendelsesprocesser | Godkendelse | Alle afdelinger | Løsningen kan anvendes når der skal opbygges en godkendelsesprocedure internt. Kan være godkendelse af hjemmearbejde, udlevering af udstyr, betaling af regninger eller andet. |
| Automatiseret udsendelse af nyhedsbrev med dagsordener | Nyhedsbrev Dagsorden | Miljø- og kulturforvaltning | Publicering af nyhedsbreve til offentliggørelse af dagsorden og referater |
| Bogføring af løbende konto | KMD Opus | Regnskabsafdeling | Daglige posteringer hentes fra banken som en PDF-fil. Filens indhold extractes og indlæses til Excelark, der er opsat regler for teksten der skal fremgå i posteringen samt artskoder |
| Genplacering af dagsordener | Acadre Meeting Plus First Agenda | ESDH Afdeling | Genplacering af dagsordener, fra 2011 til 2021. Engangskørsel i Acadre der skal publiceres i First Agenda/Meeting plus |
| Konvertering hjemmeside | Umbraco | Webafdeling | Konvertering af hjemmeside fra Umbraco v. 7 til 10. |
| Lukning af døde borgere | KMD Nexus | Lukning af døde borgere i KMD Nexus. Alle borgerlister gennemgås , Afdøde borgere udvælges og efterfølgende lukkes deres aktiviteter, f.eks. aftaler indsatser m.m. |
|
| Sletning af brugere i Emply | Emply | Der udtrækkes en liste over mailadresser på brugerne af Emply. Listen med mailadresser fra Emply, matches med en liste over mailadresser fra AD. Hvis mailadressen ikke findes i listen over aktive ansatte, slettes i Emply. |
|
| Sletning KMD sager | Sletning KMD sager | ||
| Til- og Fraflytterliste Tandplejen | KMD DOC TK2 KMD-Elev | Børne- og Uddannelsesforvaltningen | Processen tilknytter en borger til den rigtige tandlægeklinik og registrerer fraflyttere i tandbehandlingssystemet TK2 |