Udarbejdelse af RPA Procesbeskrivelse
Ønsker din virksomhed at automatisere ensartede processer ved hjælp af kontorrobotter, er det vigtigt at lave en detaljeret
procesbeskrivelse. RPA Danmark har udviklet en standard template der guider dig igennem beskrivelsen af processen.
RPA - Robotics Process Automationocess Automation
Ved hjælp af Microsoft Power Automate Desktop kan du nemt automatisere dine ensartede og regelbaserede arbejdsprocesser. Hvis du har gentagne og tidskrævende tasteopgaver, kan disse med fordel automatiseres ved hjælp af RPA-software.
Før igangsættelse af udviklingen er det afgørende at udføre en grundig beskrivelse af processen samt en vurdering af dens ensartethed og egnethed til automatisering. Hvis dette trin springes over, kan det senere vise sig, at udviklingstiden og den efterfølgende vedligeholdelsestid ikke står mål med værdien af den automatiserede proces..
RPA Danmark har gjort det nemt for dig. Via en Power App, hvor du kan indtaste alle relevante oplysninger om processen, kan du nemt udskrive en procesbeskrivelse. Denne procesbeskrivelse muliggør udviklingen af en robust automatisering af dine administrative arbejdsopgaver. Uden en velbeskrevet procesbeskrivelse kan det være svært at udvikle en automatiseret proces, der overholder standarder for bedste praksis. Jo bedre processen er beskrevet, desto mere vellykket vil implementeringen af RPA-løsninger være.
Spot en Bot
Når jeres virksomhed ønsker at arbejde med automatisering af processer for at frigøre tid til andre mere værdiskabende opgaver eller for at øge kundetilfredsheden, er det vigtigt, at jeres medarbejdere lærer at identificere velegnede processer gennem "Spot en Bot". Medarbejderne skal først have en grundlæggende forståelse af, hvad RPA indebærer. Når de har set mulighederne, kan I bede medarbejderne om hver dag at bruge 3-5 minutter på at kort beskrive, hvilke ensartede og regelbaserede arbejdsopgaver de har udført. Afdelingen kan derefter f.eks. én gang om ugen samle indputtet og begynde at kortlægge og vurdere de enkelte processers egnethed til automatisering.
RPA Danmark hjælper naturligvis gerne med denne del af processen.
Herunder kan du se en gennemgang af Power appen "Spot en Bot".
Procesanalyse
Hos RPA Danmark har vi udviklet en Power App, som vi har kaldt "Spot en Bot". I vores app har I mulighed for nemt at registrere alle de forslag til automatisering, som I løbende indsamler i jeres organisation. Denne registrering gør det muligt at få hurtig indsigt i, om en given proces egner sig til automatisering.
Spot en Bot løsningen indeholder følgende elementer:
- Opgavestiller - mulighed for at angive afdeling og kontaktperson, som ønsker vurderet automatiseringen.
- Overordnet beskrivelse - en forretningsmæssig beskrivelse af hvilken opgave der udføres og hvilken betydning den har for afdelingen?
- Step-by-Step beskrivelse - detaljeret beskrivelse af, hvordan processen udføres manuelt.
- Videooptagelse - optagelse af hvordan processen udføres manuelt.
- Input til Business Case - hvor mange gange udføres processen pr. måned og hvor mange minutter tager det at udføre
transaktionen manuelt? Ud fra dette beregnes den samlede tidsbesparelse over 24 måneder.
- Organisatorisk indflydelse - mulighed for at angive den organisatoriske indflydelse for automatiseringen.
Hvordan orienteres de involverede medarbejdere?
Hvad betyder automatiseringen for afdelingen?
Har automatiseringen indflydelse på stressniveauet og trivsel?
- Beregning af Business Case - forventet værdi af tidsbesparelse og udvikling/vedligeholdelse af processen.
- Godkendelsesproces - angivelse af, hvem der har kvalificeret procesbeskrivelsen, og hvem der har godkendt økonomien.
- Ændringer til processen - hvis der efter godkendelse og drift af processen opstår et behov for ændringer til processen, kan
disse ændringer nemt dokumenteres i løsningen.
Word Proces Template
Når alle oplysninger er udfyldt, kan du via den indbyggede brevfletningsfunktion udskrive en samlet procesbeskrivelse. Templaten indeholder også alle relevante oplysninger om krav til adgang til systemer og andre tekniske oplysninger.
Vi hjælper gerne
Kontakt os gerne, så vi kan fortælle din virksomhed om, hvordan I med hjælp fra Power Automate kan få en mere spændende arbejdsdag. Sammen kan vi hurtigt finde ud af, hvilke processer I med fordel kan automatisere.