Automatisering af bogholderi
Få frigivet ressourcer i jeres bogholderi ved at automatisere jeres processer med hjælp fra en kontorrobot.
Automatisering af bogholderi
Power Automate Desktop også kaldet RPA software eller kontorrobotter er en af de værktøjer der gør det muligt at automatisere gentagne arbejdsopgaver ved hjælp af software.
En sådan digital tjeneste reducerer manuelt arbejde i bogholderiet. Bogholderiet får tid til at træffe de rigtige økonomiske beslutninger. Digitalt bogholderi er fremtiden og kan spare meget tid.
RPA Software er en form for automatiserede workflows eller makroer som emulerer tastetryk på samme måde som når en bogholder taster data ind i en af jeres systemer. At komme i gang med at afprøve din første RPA kontorrobot behøver ikke at være svært.
En kontorrobot kræver ikke ekstra plads på kontoret, men udelukkende plads til at installere softwaren.
Eksempler på at digitalisere bogholderiet
Vi har listet nogle forslag til automatiserede processer:
- Fakturahåndtering - når dit bogholderi modtager en faktura, sammenlignes den indkomne faktura med indkøbsordre og ved match kan der laves en automatisk godkendelse af alle betalinger.
- Automatisk bogføring af poster der er klar til udligning, kan være indlæsning til en kladde som senere skal godkendes inden bogføringen.
- Periodisk indsamling af alle dine regnskabstal fra alle jeres regnskaber til rapportering.
- Automatisk godkendelse af rejseafregninger og enkelte bilag.
- Udligning af indbetalinger i dit regnskab.
- Udligning af poster mellem flere bogholderisystemer, en digitalisering af jeres bogføring.
- Give den ansvarlige medarbejder besked når fakturaer mangler at blive godkendt til betaling.
- Undgå dobbeltarbejde ved at taste data flere gange i forskellige systemer. Tast alle bilag og poster en gang.
Ikke alle processer egner sig til digitalisering. Processen skal være ensartet.
Kombiner Power Automate med Power apps.
En opgave kan være automatisering af bogholderi men der kan også være brug et bedre overblik. Her vil der med fordel kunne anvendes en Power app.
Det kan være til styringen af de indkomne regninger, er de klar til betaling, kan de med fordel betales hurtigst mulig for at opnå kontantrabat m.m.?
Medarbejderne vil kunne forenkle de daglige udfordringer ved at opnå et bedre overblik.
Hvilket økonomisystem understøtter digitale tjenester
Power Automate Desktop
I princippet er det muligt at anvende RPA Software til at automatisering af bogholderiet på et hvilket som helst regnskabsprogram, herunder e-conomic, BC, NAV, AX m.m.
Der kan dog være enkelte ældre løsninger, hvor det kan være svært at opnå fuldstændig kontrol med brugergrænsefladen, men som regel er det ikke en udfordring.
Power Automate
Alternativt til at anvende Power Automate Desktop kan man anvende Power Automate, der gør det muligt at tilgå et bogholderi-program og ERP-system via relevante API ‘er. Vi starter med at skabe awareness i organisationen.
Investeringsmæssige spørgsmål
Hvilket værktøj skal du vælge?
Der findes en række digitale værktøjer hvormed din virksomhed vil kunne komme tættere på et digitalt bogholderi. Power Automate er et af værktøjerne der passer fint til virksomheder der anvender Microsoft 365.
For at det giver mening at gå i gang med forskellige integrationer, skal antallet af transaktioner vurderes og hvor kritisk de arbejdsgange der ønskes automatiseres er.
Den samlede tidsbesparelse ved at automatisere arbejdsgange, skal afspejle prisen for implementering og vedligeholdelse af processen.
Specielt når jeres virksomhed vokser kan der være god økonomi i at automatiserer jeres arbejdsprocesser. Det kan være at bogholdere ikke skal gennemgå bilagene, kvitteringer m.m.
Hvad er omkostningerne
Typisk vil der være en fast månedlig pris for at leje af licenserne. Dertil skal lægges selve udviklingstiden + en pris for vedligeholdelse af processen.
Typisk vil al den tid i sparer være med til at give jer en tilbagebetaling af jeres investering inden for 3-8 måneder.
Med automatiseret digitalt bogholderi får du frigivet ressourcer, ensartet processerne og reduceret antallet af fejl i bogholderiet.